Как только предприниматель или наёмный работник отлучается по вопросам деятельности компании от его постоянного рабочего места в офисе или на предприятии, он отправляется в командировку или служебную поездку. Каждая деятельность за пределами основного места работы может расцениваться как служебная поездка. При этом расстояние или продолжительность отсутствия на постоянном рабочем месте не играет роли. Командировка начинается, как только сотрудник покидает место своей основной деятельности, даже если совсем на короткое время. Если в день отъезда он не посещает офис, а отправляется в путь из дома, то командировка начинается от места его проживания.
Далее небольшой обзор командировочных расходов, которые могут быть учтены при расчёте налогов.
Расходы на проезд
Предприниматель (или наёмное лицо) сам решает, какой транспорт он использует для осуществления командировки. Автомобиль можно использовать как служебный, так и личный.
При использовании личного автомобиля, в налоговой декларации учитываются фактические расходы на деловую поездку или проделанное расстояние в километрах.
К зачету принимаются только расходы, напрямую связанные с командировкой. Например, если Вы заправились прямо перед поездкой и потом сразу после, то расходы на заправку после поездки можно учесть как командировочные расходы.
Расходы на проезд можно также учесть в соответствии с проделанным расстоянием (в обе стороны). Для этого необходимо просуммировать все расходы на автомобиль за период 12 месяцев и рассчитать среднеарифметические затраты, приходящиеся на один проделанный километр. Это значение будет применяться для исчисления расходов на командировки в последующие периоды. Без подтверждения фактических расходов, возможно, учитывать фиксированные 0,30 евро за каждый проделанный километр. Для других транспортных средств используются другие ставки, например, 0,05 евро для поездки на велосипеде.
Для учёта транспортных расходов при поездках на личном автомобиле в командировочном отчёте должны быть указаны: цель и характер поездки, её продолжительность и маршрут, а также необходимо приложить подтверждающие документы, например квитанции, гостиничные счета или переписку.
Расходы, связанные со служебным автомобилем, отражаются в качестве операционных расходов в бухгалтерии компании. При этом не имеет значения когда и почему эти расходы возникли. Поэтому нет необходимости вычислять расходы, связанные с деловой поездкой.
Однако, использование автомобиля компании в частных целях учитывается как личный доход физического лица (предпринимателя или наёмного работника) в рамках однопроцентного метода или путём ведения путевого журнала.
Если деловая поездка осущестлялась на самолете, поезде, трамвае или такси, то в качестве командировочных расходов учитывается соответствующий счет или квитанция.
Расходы на питание
Действительные затраты на питание в пути не учитываются в рамках налогового расчёта. Для определения командировочных расходов на питание налоговое законодательство предписывает фиксированные суммы в зависимости от продолжительности отсутствия на рабочем месте и страны пребывания.
При расчёте продолжительности отсутствия каждый день рассматривается отдельно. Время, потраченное на различные деловые поездки в течение одного календарного дня, суммируется. Учёт расходов ограничен продолжительностью пребывания в служебной поездке на срок не более чем 3 месяца.
Примеры
| Страна пребывания/Отсутствие | От 8 до 14 часов | От 14 до 24 часов | Более 24 часов |
| Германия | 6 евро | 12 евро | 24 евро |
| Россия (Москва) | 48 евро | 32 евро | 16 евро |
| Украина | 36 евро | 24 евро | 12 евро |
С 2014 года фиксированные суммы и правила расчёта немного изменятся в пользу налогоплательщиков.
Расходы на проживание
В Германии нет регламентированных сумм для учета расходов на проживание. Предприниматель во время деловой поездки может учесть только действительные издержки на основе приложенных счетов. Однако, если супруга или ребёнок предпринимателя путешествуют вместе с ним по личным причинам, то расходы, относящиеся к ним, не являются командировочными. В данном случае возможно запросить отдельный счёт, и к расходам может быть отнесена только „стоимость одноместного номера“. Расходы на питание (завтрак) необходимо вычесть из счёта.
Если предприниматель имеет возможность остановиться во время деловой поездки в частном доме друзей или родственников, то прямых расходов на проживание не возникает. Тем не менее, он может учесть издержки на так называемые сувениры (цветы, подарки для домохозяйки или детей хозяина) как расходы на ночлег.
Прочие расходы
В дополнение к вышесказанному возможно учитывать также прочие расходы, связанные с деловой поездкой. Например, стоимость транспортировки и хранения багажа, междугородних звонков и переписки с офисом или с деловым партнером, расходы на парковку или ущерб в результате дорожно-транспортного происшествия.